Zeiterfassung ist eine der lästigen Pflichten, wenn man Aufträge nach Aufwand abrechnet. Dafür benutze ich seit Jahren ein kleines Programm, das im Systemtray von Windows eines Stoppuhr einblendet, die mit einem Mausklick gestartet ist und die Arbeitszeiten für das ausgewählte Projekt erfasst. Soweit so gut und eigentlich bräuchte ich kein neues Tool dafür. Aber wenn man mit Mehreren an einem Projekt arbeitet ist es halt schon nützlich, wenn man die Arbeitszeiten in einem Online-Tool erfasst und man jederzeit den Überblick hat, wer wieviel und für welche Aufgabe gearbeitet hat.
Daher habe ich jetzt mal mite ausprobiert. Bei mite handelt es sich um eine Webapplikation, die auf einem Server der Firma Yolk in Berlin. Die Kosten betragen nur 5 € (inkl. 19% MwSt.) pro Monat und Nutzer, was recht preiswert ist. Die Einrichtung ist einfach. Man legt seine Kunden und Projekte an, definiert Leistungen (z.B. Programmierung, Beratung etc.) und jedes Projekt einem Kunden zu. Dabei kann man jedem Kunden beliebig viele Projekte zuordnen. Ein Projekt kann, muss aber nicht, ein Budget erhalten, das entweder in Stunden oder in Euro angegeben wird. Hat man Leistungen mit unterschiedlichen Stundensätzen, so sieht man bei Budgets in Euro, wie weit dieses ausgeschöpft ist.
Abgeschlossene Projekte lassen sich archivieren. So hat man die Daten auch weiterhin im Zugriff und der Überblick bleibt gewahrt. Um Zeiten zu erfassen, muss man sich in seinem Account einloggen. Dann erhält man Zugriff auf seine Projekte und kann die Zeiterfassung starten. Das ist okay, wenn man in der Regel nur ein oder zwei Projekte gleichzeitig bearbeitet und an einem Tag nicht die Projekte wechselt. Mir fehlte hier sehr bald der schnelle Wechsel zwischen den Projekten über meine Stoppuhr im System-Tray. Also habe ich mir zusätzlich eine Testversion von mite.Desk installiert, die man 30 Tage lang kostenlos ausprobieren kann. Das war dann schon deutlich komfortabler und die 9,90 € wären gut angelegt, wenn man mite dauerhaft nutzen möchte. So richtig überzeugt war ich allerdings von mite nicht, weshalb ich mich noch weiter umschauen werde. Die Gründe: Zum einen ist die Zeiterfassung zu unsicher, denn es gibt keine Plausibilitätsprüfugn. So erfasste ich versehentlich auf ein Projekt 100 statt 1,0 Stunden für einen Tag. An manchen Stellen finde ich den Workflow nicht sehr gelungen. Um Zeiten für andere Tage zu erfassen, muss man oben in einer Zeitleiste den Tag anklicken. Versäumt man dies landen alle Zeiten im gleichen Tag (und man wird ja nicht gewarnt, wenn man ein bestimmtes Tageslimit überschreitet). Dies zu ändern ist dann schon weniger intuitiv. Der Weg führt erstmal über "Reports >> Zeiten". Dort findet man eine Liste aller erfassten Zeiten, die man filtern kann. Mehrere Einträge kann man gesammelt bearbeiten, um diese z.B. einem anderen Projekt zuzuordnen oder sie zu schließen. Einen einzeln Zeiteintrag bearbeitet man durch einen Klick auf dessen Datumseintrag. In der folgenden Maske kann man aber nicht einfach das Datum ändern. Auch ein Klick auf ein Datum in der Datumszeile oben führt nicht zum Erfolg. die Maske wechselt auf dieses Datum und man sieht die Einträge für diesen Tag. Des Rätsels Lösung: Wechselt man auf einen anderen Tag und wieder zurück so sieht man unten alle Einträge des Tages. Zieht man einen Eintrag auf die Datumszeile so ändert man damit das Datum. Blöderweise erscheint diese List aber nicht, wenn man einen einzelnen Eintrag aus der Gesamtübersicht ausgewählt hat. Sehr umständlich. Möglicherweise geht das Ändern des Datums auch noch anders, aber ich hatte keine Lust mehr das herauszufinden. Umständlich finde ich auch die Navigation in den Projektzeiten. Sobald ich einen Eintrag geändert habe lande ich nicht in der Übersicht sondern sehe nur diesen Eintrag als Zusammenfassung. Erst ein Klick auf Reports >> Zeiten führt zurück zur Übersicht - zumindest habe ich keinen anderen Weg gesehen.
Gut gemacht ist die Projektübersichtsseite. Hier sieht man auf einen Blick den Status aller Projekt mit erfassten Zeiten, die noch aktiv sind. Damit diese Liste aussagekräftig bleibt sollte man nach Abschluss eines Projektes oder von Teilarbeiten, tunlichst alle Einträge auf geschlossen setzen und alte Projekte archivieren. Ebenfalls sehr schön ist die Exportfunktion in das Excel- oder CSV-Format. Damit lassen sich leicht Stundenzettel für die Buchhaltung generieren.
Der mite.desk hat mir auch nicht schlecht gefallen. Ist mir aber im Vergleich zu meiner gewohnten Software nicht handlich genug. Ich kann z.B. nicht einfach mit der rechten Maustaste eine Liste der zuletzt bearbeiteten Aufgaben anzeigen lassen und mit einem Mausklick den Timer starten. Manchmal verlor das Programm die Internetverbindung. Im Gegensatz z.B. zu ICQ oder anderen Programmen, die ständig Kontakt brauchen, hat es die Verbindung aber nicht selbständig wieder hergestellt und ich musste per Mausklick neu verbinden. Ein Klick auf eine laufende Stoppuhr erzeugte dann auch nicht gleich einen Eintrag, wie ich das gerne hätte, stattdessen war ein explizites Speichern notwendig.
Es gibt übrigens außer dem mite-desk noch weitere Add-Ons. Interessant könnte für den einen oder anderen die Verknüpfung der Zeiten mit Rechnungstools wie billomat, SalesKing, easybill.de oder g*Sales sein. Ich habe das nicht getestet, weil wir Rechnungen mit PCKaufmann von Sage erstellen. Nett auch die Möglichkeit Zeiten via Twitter oder Instant Messaging (Jabber) zu erfassen. Und natürlich gibt es auch Apps für iPhones iOS, Android oder Palms webOS, sowie ein Desktop-Programm für den Mac.
Fazit: Wie gesagt, alles in allem eine ordentliche Software, die auf jeden Fall brauchbar ist. Aber mir fehlen doch einige Funktionen - vor allem der schnelle Start und Stopp eines Timers mit einem Mausklick bei mite.Dekstop. Und die Navigation in den erfassten Zeiten gefällt mir so auch nicht. Ebensowenig die fehlende Rückfrage bei wenig plausiblen Zeiteinträgen. Diese Rückfrage sollte dann auch abschaltbar sein, für alle diejenigen, die sowas gerade nicht mögen. ;-) Wer auf der Suche nach einer Online-Zeiterfassung ist, die für Projektgruppen geeignet ist, sollte sich mite auf jeden Fall anschauen. Denn die Geschmäcker sind ja verschieden, und was mir nicht gefällt kann für andere ja okay sein.
mite-Webseite (deutsch und englisch): http://mite.yo.lk/
mite-Desk (deutsch): http://www.mite-desk.de/188/de/startseite.html
